Mariska Walean
Meidy Wollah
Rolyke Tulangow
Efendy Rasjid
Politeknik Negeri Manado; Jl. Raya Politeknik, Manado, (0431) 815212
1 Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Manado
2 Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Manado
3 Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Manado
4 Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Manado
Email : ikawalea@gmail.com, meidywollah73@gmail.com, rasjidefendy@gmail.com.
ABSTRAK
Perkembangan teknologi yang ada saat ini sangat terasa di semua bidang kehidupan, terutama yang berhubungan dengan organisasi. Ada berbagai macam jenis pekerjaan yang semulanya dilaksanakan secara manual dan manusia sebagai pemeran utama, tetapi saat ini sudah beralih pada komputerisasi yang hasil akhirnya sangat efektif dan efisien. Maka dari itu, mendorong adanya penelitian yang bertujuan untuk mengetahui teknologi perkantoran di internal perusahaan, kedua untuk mengetahui kinerja karyawan di internal perusahaan,ketiga mengetahui pengaruh teknologi perkantoran terhadap kinerja karyawan. Jenis penelitian yang digunakan, yaitu kuantitatif. Populasi 35 dan sampel 35 di mana sampel jenuh yang digunakan. Begitupun dengan metode analisis melihat dari total skor, validitas, reliabilitas, korelasi, regresi, hipotesa dengan menggunakan alat analisis excel dan SPSS 26. Hasil yang diperoleh, yakni kecepatan komputer dan aplikasi pengolahan data yang merupakan jawaban paling rendah dari teknologi perkantoran, berikutnya kinerja karyawan di mana permasalahan utama terdapat pada efektif, kualitas dan waktu, seperti diteliti dalam pelaksanaan pekerjaan, tidak pernah menunda pekerjaan, cepat tanggap dalam melaksanakan pekerjaan merupakan jawaban paling rendah, kemudian terkait teknologi perkantoran memiliki hubungan yang kuat dengan kinerja karyawan dan hasil dari analisis regresi ditemukan bahwa teknologi perkantoran berpengaruh signifikan terhadap kinerja karyawan. Kesimpulannya: 1. variabel teknologi perkantoran mesin untuk mengolah data atau informasi merupakan jawaban dari responden terendah, 2. Variabel kinerja karyawan dengan variabel efektif, kualitas, waktu dengan item pernyataan teliti, tidak pernah menunda pekerjaan, cepat tanggap merupakan jawaban paling rendah, 3. Terdapat hubungan yang kuat dan berpengaruh signifikan antara teknologi perkantoran terhadap kinerja karyawan. Saran: 1. perusahaan harus membeli komputer, flashdisc, lemari penyimpanan arsip, folder, filling cabinet, mesin scanner, mesin print, mesin fax, menambah kecepatan jaringan wifi karena kecepatan koneksi internet sangat membantu dalam kekuatan sinyal yang berfungsi mengirimkan informasi, mengunduh data atau informasi, membuat situs website, dll, 2. memprioritaskan komputer sebagai mesin untuk mengolah data dan sekaligus mesin untuk penyimpanan data atau informasi, 3. Pemecahan masalah-masalah yang terjadi harus segera diperbaiki, sehingga kinerja karyawan lebih ditingkatkan.
Kata kunci : pengaruh, teknologi perkantoran, kinerja
A PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi perkantoran sangat berdampak pada kualitas dan profesionalisme dalam menggunakan peralatan kantor dimana aspek yang paling utama dalam hal tuntutan yang harus dilaksanakan atau tidak bisa ditawar lagi pada saat seseorang akan melangkahkan kakinya pada dunia kerja dan industri dalam melaksanakan pekerjaannya. Sangat membutuhkan skill atau ketrampilan dan mempunyai motivasi atau keinginan yang tinggi dalam meningkatkan ketrampilan sebagai upaya mempunyai kemampuan yang memadai dalam mengoperasikan peralatan yang semakin hari semakin canggih sebagai alat bantu kerja. Semua ilmu terutama mengalami perkembangan begitu juga dengan teknologi, karena apabila perusahaan/organisasi telah menerapkan peralatan/alat atau mesin yang canggih yang berhubungan dengan kantor maka efisiensi kerjanya meningkat (Job Efficiency). Dan sewajarnya perusahaan/organisasi mampu menghadapai sekaligus mengantisipasi supaya SDM bisa lebih profesional terhadap pekerjaannya masing-masing.
Untuk mendukung keberhasilan akan pencapaian tujuan organisasi melalui penggunaan teknologi perkantoran maka sangat membutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang menguasai teknologi perkantoran atau kinerja karyawan yang akan mendukung ketercapaian tujuan organisasi tersebut. SDM yang ada harus memiliki kriteria-kriteria khusus dalam menggerakan teknologi tersebut atau kinerja karyawan harus memiliki kriteria-kriteria yang antara lain: 1. mutu kerja atau kualitas kerja yang semakin hari semakin meningkat, disiplin kerja yang tinggi sehingga gairah kerja akan semakin meningkat, beban kerja semakin ringan sehingga pikiran menjadi segar, dan pendapatan kerja bisa meningkat karena tujuan organisasi tercapai, 2. Sedangkan dalam melaksanakan pekerjaannya semakin mudah, cepat dalam melaksanakan pekerjaan, pekerjaan dirasakan semakin sederhana, dan pastinya pekerjaannya lebih efisien, 3. Hasil kerja yang dihasilkan berkualitas, kuantitas semakin meningkat, standard yang ditargetkan terpenuhi, konsisten. Karyawan yang melaksanakan pekerjaan atau mempunyai kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan dalam upaya penyelesaian semua tupoksi baik individual maupun secara berkelompok. Hasil kerja/kinerja mampu menjembatani sarana dalam perusahaan dengan upaya pengukuran kemampuan SDM yang tergabung pada suatu organisasi.
Dalam menjalankan semua pekerjaannya PT. TASPEN (Persero) Cabang Manado berupaya semaksimal mungkin untuk melayani akan permintaan dan kebutuhan pelanggannya. Hal ini dapat dilihat ketika karyawan melayani dengan ramah, tanggap dan berempati kepada pelanggan yang berkunjung langsung di PT. TASPEN (Persero) Cabang Manado. Jadi dalam hal pelayanan langsung kepada pelanggan sudah terlaksana dengan baik sesuai dengan pengamatan peneliti. Akan tetapi berdasarkan pengamatan langsung terdapat beberapa permasalahan yang cukup urgen/penting terutama menjalankan operasional yang berhubungan langsung dengan teknologi perkantoran terutama dalam hal pengolahan data, penggandaan dokumen, menyimpan dan mengirim dokumen atau data yang antara lain: 1. Sulitnya mencari dokumen yang disimpan dikarenakan penyimpanan arsip yang tidak tertata atau tersusun secara rapi dan belum menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baik secara manual maupun secara komputerisasi yang berdampak pada tidak efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan dan belum tepat sasaran saat melakukan pekerjaan, 2. Mesin scan yang kurang berfungsi dengan lancar menyebabkan pekerjaan terhambat dan pastinya yang akan berdampak pada efisien dan waktu pekerjaan yang banyak terbuang, 3. Masih ada beberapa komputer yang digunakan merupakan tipe lama sehingga dalam mengolah data sering terhambat karena kecepatan dan ketidak mampuan komputer dalam mengolah data-data dan bahkan ada komputer yang mengalami kerusakan pada LCD yang mengakibatkan tidak efektif, efisien dalam bekerja dan kualitas hasil pekerjaan tidak sempurna dan mendapatkan kritik dari pimpinan maupun konsumen, 4. Jaringan wifi yang merupakan teknologi perkantoran yang paling utama sering mengalami gangguan yang menyebabkan keterlambatan menerima atau mengirim informasi secara up to date atau yang terbaru kepada pihak yang ingin mendapatkan informasi dengan cepat.
2. Tujuan Penelitian
Penelitian ini mempunyai tujuan utama, 1. untuk mengetahui teknologi perkantoran di internal perusahaan, 2. untuk mengetahui kinerja karyawan di internal perusahaan, 3. mengetahui pengaruh teknologi perkantoran terhadap kinerja karyawan
3. Landasan Teori
a. Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan secara rutin, konsisten, serta berkesinambungan dengan mengikuti standar atau SOP dalam rangka memenuhi tujuan bisnis perusahaan, (Manystighosa, 2023).
b. Pengertian Teknologi
Pengertian teknologi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) 2005, yaitu teknologi sebagai entitas, benda maupun tak benda yang diciptakan secara terpadu melalui perbuatan, dan pemikiran untuk mencapai suatu nilai.
c. PengertianTeknologi Perkantoran
Menurut Dwi E. W (2022), teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirimkan dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.
d. Indikator Teknologi Perkantoran
Menurut Abdilla, D. I. 2022, indikator teknologi perkantoran:
1) Mesin penghimpun (collecting). Sebagai mesin pembantu karyawan dalam ketersediannya keterangan (mesin pembuka surat, mesin penjilid, pemotong kertas)
2) Mesin pencatat (record). Berfungsi membantu karyawan saat keterangan-keterangan atau surat penting dapat dibubuhkan sesuatu sehingga kelihatan seperti tulisansaat dibaca, saat pengiriman dan saat disimpan (stempel, mesin pencatat uang kas, mesin perekam gambar/suara, scanner, dll)
3) Mesin pengolah (process). berfungsi mengolah angka yang akan disampaikan kepada pihak-pihak yang terlibat (mesin penghitung uang, mesin hitung, komputer)
4) Mesin penduplikasian atau penggandaan. Biasanya digunakan dalam kegiatan penggandaan dokumen, surat penting yang dapat memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan (mesin fotocopy, mesin scanner, printer, dll)
5) Mesin pengirim (sending). Membantu karyawan dalam mengirim data atau informasi kepada pihak lain
(telepon, handy talky, faxsimile, LCD, jaringan wifi, dll)
6) Mesin penyimpanan (save). Mesin ini digunakan untuk membantu karyawan dalam hal menaruh barang/ warkat (komputer, flashdisc, mobile filling system, dll).
e. Pengertian Kinerja
Menurut Hariandja, Marihot T. E (2022), mendefinisikan kinerja sebagai unjuk kerja yang merupakan hasil kerja yang dihasilkan oleh karyawan atau perilaku nyata yang ditampilkan sesuai dengan perannya dalam organisasi.
f. Tujuan Penilaian Kinerja
Bangun, W (2018), penilaian kinerja adalah proses yang dilakukan organisasi untuk mengevaluasi atau menilai keberhasilan karyawan dalam melaksanakan tugasnya.
g. Indikator Kinerja
Mangkunegara (2015), indikator untuk mengukur kinerja karyawan adalah:
1) fektif, (suatu kesesuaian hasil/output sesuai target atau keinginan)
2) Efisien, (kesesuaian proses hasil dengan biaya terendah)
3) Kualitas, mengukur derajat kesesuaian antara kualitas produk atau jasa yang dihasilkan dengan kebutuhan dan harapan konsumen
4) Ketepatan waktu, mengukur apakah pekerjaan telah diselesaikan secara benar dan tepat waktu.
5) Produktivitas, mengukur tingkat produktivitas suatu organisasi, dalam bentuk lebih ilmiah, mengukur nilai tambah yang dikonsumsi untuk biayai modal dan tenaga kerja.
6) Keselamatan, mengukur keselamatan organisasi secara keseluruhan serta lingkungan kerja para pegawainya ditinjau dari berbagai aspek kesehatan.
2 Pembahasan
a. Teknologi Perkantoran Di Internal Perusahaan
Variabel teknologi perkantoran mesin untuk mengolah data atau informasi dan mesin untuk menyimpan data atau informasi dengan item pernyataan kecepatan komputer, aplikasi pengolahan data, pengarsipan dengan menggunakan sistem penggolangan arsip merupakan 3 (tiga) jawaban terendah dari responden. Untuk itu perusahaan harus melakukan perbaikan terutama dalam sub variabel mesin untuk mengolah data atau informasi dan mesin untuk menyimpan data atau informasi berupa komputer harus segera diganti dengan komputer versi terbaru dan memperhatikan spesifikasi penyimpanan data yang besar karena sangat bermanfaat terutama dalam hal penyimpanan arsip melalui metode penyimpanan komputerisasi dan pengolahan data terutama data-data yang dibutuhkan oleh perusahaan, selanjutnya kecepatan komputer dalam mengakses data dan informasi yang harus cepat mengingat semua informasi harus diberikan kepada pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal
Teknologi perkantoran harus selalu diperbaharui oleh perusahaan karena perubahan teknologi merupakan perubahan yang sangat cepat di era saat ini. Perusahaan tidak bisa mengabaikan perubahan teknologi yang ada dan bahkan perusahaan harus mengikuti perubahan teknologi yang terjadi saat ini dan masa depan.
b. Kinerja Karyawan Di Internal Perusahaan
Keberhasilan perusahaan juga ditunjang oleh SDM profesional dalam menjalankan tupoksi berdasarkan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam penempatan atau posisi jabatan. Kinerja karyawan sangat perlu dinilai dan dievaluasi oleh seorang atasan. Penilaian dan evaluasi dilakukan untuk mengukur keberhasilan karyawan dalam melaksanakan tupoksi pekerjaan. Perusahaan harus menentukan standard atau kriteria-kriteria yang jelas dan terukur sebagai landasan penilaian dan evaluasi keberhasilan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Hal ini sejalan dengan teori yang peneliti gunakan antara lain pendapat dari Hasibuan, M (2017), yang mendefinisikan kinerja merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja Karyawan dapat diukur dengan seberapa banyak mereka memberikan kontribusi kepada organisasi, dimensi-dimensi kinerja tersebut antara lain kualitas, kuantitas, kehadiran di tempat kerja dan sikap kooperatif.
Berdasarkan hasil dari pengolahan data ditemukan bahwa masalah dalam teknologi perkantoran berakibat pada hasil kerja dari karyawan. Kinerja karyawan akan maksimal apabila didukung oleh teknologi perkantoran yang modern dan terbarukan dengan kapasitas yang besar yang berhubungan dengan uraian pekerjaan karyawan. Hal ini dapat dilihat pada variabel kinerja karyawan dengan sub variabel efektif, kualitas, waktu dengan item pernyataan karyawan teliti dalam melaksanakan pekerjaan, karyawan tidak pernah menunda pekerjaan, karyawan cepat tanggap dalam melaksanakan pekerjaan merupakan jawaban paling rendah dari hasil analisis pengolahan data. Apabila karyawan kurang teliti, menunda pekerjaan dan tidak cepat tanggap dalam melaksanakan pekerjaan maka akan berdampak pada hasil kerja dari karyawan. Hasil kerja karyawan yang tidak maksimal akan berakibat pada visi, misi dan tujuan. Karena keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan oleh kinerja karyawan.
Sebab itu perusahaan wajib melakukan perbaikan-perbaikan dalam internal perusahaannya. Perbaikan-perbaikan yang menyebabkan kinerja karyawan tidak maksimal dalam melaksanakan pekerjaan berhubungan dengan teknologi perkantoran. Karena menurut hasil penelitian teknologi perkantoran memiliki hubungan yang kuat dengan kinerja dan teknologi perkantoran ternyata berpengaruh terhadap kinerja karyawan.
c. Pengaruh Teknologi Terhadap Kinerja
Teknologi perkantoran mempunyai hubungan yang kuat dan berpengaruh signifikan terhadap kinerja karyawan pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Manado, dan dibuktikan dengan pengujian hipotesa dimana terdapat pengaruh signifikan variabel teknologi perkantoran terhadap peningkatan kinerja karyawan pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Manado dan pengujian ini telah terjawab dalam hipotesa (Hipotesis Diterima).
Hal ini sejalan dengan pendapat teori teknologi perkantoran (Ahmad, F 2022) dimana salah satu faktor penentu dalam keberhasilan suatu organisasi karena teknologi perkantoran dan berkaitan erat dengan prasarana teknologi atau benda-benda elektronik dan mesin-mesin untuk kebutuhan administrasi perkantoran sehingga keefektivan, efisiensi, kualitas dan waktu dalam melakukan pekerjaan bisa tercapai dan perusahaan dapat memperlihatkan hasil kerja secara profesional, diperkuat juga oleh penelitian sebelumnya yang diteliti oleh Abdilla, D. I. 2022, tentang Hubungan Teknologi Perkantoran Dan Sarana prasarana Kantor Dalam Peningkatan Kinerja dimana hasil yang diperoleh teknologi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan kinerja.
D. SIMPULAN DAN SARAN
a. Simpulan
1) Variabel teknologi perkantoran dengan sub variabel mesin untuk mengolah data atau informasi dengan item pernyataan kecepatan komputer dan aplikasi pengolahan data merupakan jawaban dari responden terendah,
2) Variabel kinerja karyawan dengan variabel efektif, kualitas, waktu dengan item pernyataan karyawan teliti dalam melaksanakan pekerjaan, karyawan tidak pernah menunda pekerjaan, karyawan cepat tanggap dalam melaksanakan pekerjaan merupakan jawaban paling rendah dari hasil analisis pengolahan data.
3) Teknologi perkantoran mempunyai hubungan yang kuat dan berpengaruh signifikan terhadap kinerja karyawan pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Manado, dan dibuktikan dengan pengujian hipotesa dimana terdapat pengaruh signifikan variabel teknologi perkantoran terhadap peningkatan kinerja karyawan pada PT. TASPEN
b. Saran
1) Perusahaan harus membeli komputer, flashdisc, lemari penyimpanan arsip, folder, filling cabinet, mesin scanner, mesin print, mesin fax , menambah kecepatan jaringan wifi karena Kecepatan koneksi internet sangat membantu dalam kekuatan sinyal yang berfungsi mengirimkan informasi, mengunduh data atau informasi, membuat situs website, dll
2) Memprioritaskan komputer sebagai mesin untuk mengolah data atau informasi dan sekaligus mesin untuk penyimpanan data atau informasi sebagai masalah utama yang harus mendapatkan penanganan dengan segera
3) Pemecahan masalah-masalah yang terjadi harus segera diperbaiki, sehingga kinerja karyawan lebih ditingkatkan.
4) Setelah penelitian ini maka peneliti berharap akan ada lagi penelitian sejenis yang akan dilakukan sehingga penelitian ini bisa diperkuat dan sekaligus dapat disempurnakan oleh peneliti-peneliti selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Abdilla, D. I. 2022. Hubungan Teknologi Perkantoran Dan Sarana Prasarana Kantor Dalam Peningkatan Kinerja
(https://independent.academia.edu/DelaIgnaAbdilla?swp=tc-au-35592779)
Arikunto, S. (2019). Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
Bangun, W. (2012: 231). Manajemen Sumber Daya Manusia. Erlangga, Bandung.
Dwi, E, W. (2019). PerkembanganTeknologi Perkantoran. Edisi Revisi Cetakan Ketujuh, UMM Press.
Gavinov. 2016. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Parama Publishing
Hanafiah, H. (2016). Urgensi Teknologi Dalam Peningkata Efisiensi Mengelola Kantor. hanihanaf.blogspot.co.id .
Hariandja, Marihot Tua Efendi. 2022. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi Grasindo, Jakarta .
Hasibuan, Malayu.S.P. 2017.”Manajemen Sumber Daya Manusia”, Edisi Revisi, Cetakan Kedelapan Belas, Jakarta Bumi Aksara.
Ida Nuraida. 2013. Manajemen Administrasi Perkantoran. PT Kanisius Yogyakarta.
Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2005. Edisi ketiga, Balai Pustaka, Jakarta.
Laksmi, dkk. 2015. Manajemen Perkantoran Modern. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta.
Mangkunegara, A. P. 2015. Sumber Daya Manusia Perusahaan. Cetakan kedua belas. Remaja Rosdakarya:Bandung
Manystighosa, A (2023), Apa itu Manajemen Perkantoran, Fungsi, Jenis Dan Tujuannya (https://www.kitalulus.com/penulis/annissa-manystighosa).
Miarso, Y. (2017). Menyemai Benih Teknologi Pendidikan. Jakarta : Kencana.
Miftachudin, A. (7 April 2015). Perkembangan Teknologi Perkantoran. Diunduh 5 Desember 2017. (http://ahmadadelagi.blogspot.co.id/2015/04/perkembangan-teknologi- perkantoran.html.)
Moekijat. 2022. Administrasi Perkantoran. Edisi 1. Mandar Maju, Surabaya.
Riduwan. 2018. Dasar-dasar Statistika. Bandung: Alfabeta.
Santoso, S. 2018. Statistik Parametik. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Umum.
Setyosari, P. 2013. Metode Penelitian Dan Pengembangan. Edisi Keempat Jakarta:Prenamedia Group.
Simamora, H (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: STIE TKPN.
Simanjuntak, Payaman. J. 2021. Pengantar Ekonomi Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI. Jakarta.
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: PT Alfabet.
Purnama T, 2017. Teknologi Perkantoran. Jakarta: Karya Gemini Puteri Utama.
Rasto. 2015. Manajeman Perkantoran. CV Alfabeta Bandung.
Robinson, E dan William L, (2023). Office Administration (http://chairulhudaoutsider.blogspot.com/2013/09/definisi-manajemen-perkantoran.html).
Zulkarnain, W. dan R. B. S. (2015). Manajemen Perkantoran Profesional. Malang: Gunung Samudera. (*)
Discussion about this post