Manado, Barta1.com – Seorang Aparatur Sipil Negara (ASN), Merlia Humambi, mengungkapkan bahwa pelatihan kearsipan digital yang diberikan oleh Politeknik Negeri Manado (Polimdo), khususnya Jurusan Administrasi Bisnis, merupakan kegiatan yang sangat berharga dan penting. Hal tersebut disampaikannya kepada Barta1.com usai mengikuti pelatihan yang berlangsung di Kelurahan Malalayang Dua, Senin (27/07/2026).
Menurut Merlia, pelatihan tersebut memberikan pemahaman bahwa kearsipan digital bukan sekadar mengubah dokumen berbentuk kertas menjadi format elektronik. Lebih dari itu, penerapannya menjadi langkah nyata dalam membangun sistem kerja yang lebih tertib, transparan, dan akuntabel demi meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, khususnya di Kelurahan Malalayang Dua.
“Apa yang kami peroleh dari pelatihan ini membuka wawasan bahwa kearsipan digital bukan hanya memindahkan arsip dari kertas ke bentuk elektronik, tetapi juga membangun tata kelola kerja yang lebih tertib, transparan, dan akuntabel dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Intinya, pelatihan kearsipan digital Polimdo Sangat berharga bagi pelayanan publik,” ungkap Merlia sambil tersenyum kepada Barta1.com.
Pelatihan tersebut merupakan bagian dari program Pengabdian kepada Masyarakat yang dilaksanakan oleh tim Polimdo. Kegiatan ini diketuai oleh Iyam L. Dua, SE., M.Si., dengan anggota Grace Rumimper, SH., MH. dan Deky E.W. Mundung, SE., MM.
Di hadapan Lurah Malalayang Dua, Corneidy H.S. Posuma, S.IP., beserta jajaran pemerintah kelurahan, Iyam memaparkan materi mengenai kearsipan digital. Penyampaian materi diawali dengan penjelasan mengenai regulasi, standar ISO 15489, hingga penerapan aplikasi SRIKANDI.
“ISO 15489 merupakan standar global dalam pengelolaan arsip. Standar ini memuat praktik terbaik dan pedoman dalam pembuatan, penangkapan, penyimpanan, hingga disposisi arsip, baik dalam bentuk fisik maupun digital,” jelas Iyam, yang akrab disapa Mem Iyam oleh para mahasiswa.
Ia menambahkan bahwa standar tersebut memastikan setiap organisasi mampu mengelola arsip yang autentik, andal, dan mudah digunakan guna mendukung kepatuhan terhadap regulasi serta menunjang operasional sehari-hari.
Selain itu, Iyam juga menjelaskan bahwa SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) merupakan platform digital nasional yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bersama kementerian terkait untuk mendukung tata kelola naskah dinas dan arsip secara elektronik serta terintegrasi.
“Aplikasi SRIKANDI menjadi sarana pengelolaan arsip dan tata naskah dinas secara elektronik yang terintegrasi di lingkungan pemerintahan,” ujarnya.
Dalam kesempatan tersebut, peserta juga diperkenalkan pada tahapan pelatihan yang akan diikuti, sekaligus diberikan pemahaman mengenai perbedaan arsip konvensional dan arsip digital. Penjelasan tersebut mencakup media penyimpanan, kecepatan akses, kebutuhan ruang penyimpanan, hingga risiko kerusakan arsip.
Suasana pelatihan semakin interaktif ketika anggota Tim Pengabdian kepada Masyarakat Polimdo, Deky E.W. Mundung, memandu sesi praktik. Peserta diajak memahami berbagai tahapan penting, mulai dari konsep dasar kearsipan digital, regulasi dan standar, siklus hidup arsip digital, proses digitalisasi, keamanan dan preservasi arsip, hingga praktik langsung melalui studi kasus.
Di sela-sela sesi praktik, Deky mengingatkan pentingnya mengikuti perkembangan zaman dalam pengelolaan administrasi pemerintahan.
“Kalau kita tidak mengikuti perkembangan zaman, maka kita akan tertinggal oleh zaman,” tegasnya.
Ia juga menjelaskan bahwa dalam sistem kearsipan pada dasarnya hanya terdapat dua jenis surat, yakni surat masuk dan surat keluar, yang kemudian diklasifikasikan berdasarkan sistem administrasi, termasuk sesuai wilayah lingkungan.
“Di dalam arsip hanya ada dua jenis surat, yaitu surat masuk dan surat keluar. Selanjutnya surat-surat tersebut diklasifikasikan sesuai sistem yang berlaku, termasuk berdasarkan lingkungan satu, dua, dan seterusnya,” jelasnya.
Deky menambahkan bahwa di era digital saat ini hampir seluruh masyarakat telah menggunakan telepon pintar berbasis Android. Karena itu, proses digitalisasi arsip menjadi semakin mudah dilakukan dengan dukungan perangkat yang tersedia.
“Saat ini hampir semua orang menggunakan Android. Perangkat tersebut dapat dimanfaatkan dalam proses digitalisasi arsip. Tentu ada tahapan-tahapannya, dan mari kita bersama-sama mempelajarinya,” pungkasnya.
Selain pelatihan di pengabdian memberikan bantuan satu unit printer beserta perlengkapan penunjang lainnya. (*)
Peliput: Meikel Pontolondo
Discussion about this post